漫画家からの転職に会社員をおすすめしております、もと漫画家のネコム(@necom_anarchy)です。
さて漫画家からの転職ですと、会社員とくに事務員必須のエクセルとかワードを使ったことがない方が多いかと存じます。
エクセルやワードがお使いのPCに入ってなかった場合、各1万5,000円くらいしてしまうのですが、現代にはGoogleアカウントというものがあります。
まあだいたい機能は似たようなもんなので、GoogleスプレッドシートとGoogleドキュメントを使ってエクセルとワードの練習をしちゃいましょう。というのがこの記事の趣旨です。
まずは「Gメール」を登録しよう
Gメールをお持ちの方はこの項目を飛ばしてください。
GメールはGoogleが提供している無料で使えるメールサービスです。就職の連絡先などにも適切なので、アドレスをとっておくことをおすすめします。
↑のリンク先から青いボタン「アカウントを作成」を押して、必要事項を入力してください。
「プライバシー ポリシーと利用規約」の画面が出てきます。下のほうにある青いボタン「同意する」を押します。
Gメールに登録できたら、Googleアカウントとしてログインしている状態になります。Googleのトップ画面に行って、画面右上に自分の名前のアイコンが表示されていることを確認してください。
これでGoogleスプレッドシートと、Googleドキュメントを使う準備ができました。
Googleドライブを開いてみよう
自分のアイコンの左にある、四角が3✕3個並んでいる部分を押します。
すると、以下のようなウインドウが開きます。「ドライブ」という三角△のアイコンを押します。
もし見つからなければ、右の灰色のバーを下の方に動かして探してください。
「ドライブ」というのは、Googleアカウントを持っているともらえる、インターネット上の自分用の倉庫です。
ここに写真をアップロードしたり、表計算のスプレッドシートを作成して保管しておいたりします。
Googleスプレッドシート(以下スプシ)を作成してみよう
Googleドライブを開いたら、左上の「新規+」というところを押します。
すると新しくウインドウが出てくるので、「Googleスプレッドシート」→「空白のスプレッドシート」を押します。
そうすると、以下のような新規のスプレッドシートが開きます。
まず最初に左上の「無題のスプレッドシート」と書いてある部分を押し、適当に名前をつけましょう。ここでは仮に「家計簿」とします。
スプレッドシートのいいところは、何かを変更すると勝手に保存してくれるところです。
タイトルを「家計簿」に変更して数秒すると、勝手にその状態で保存してくれます。
(エクセルにその機能はないので、何か作業するたびに保存する必要があります。ひとまずスプシでは保存は不要、と覚えてください)
日付を入れてみよう
家計簿に日付を入れて行きましょう。
まずいちばん左上のA1の四角に、「1/1」と半角で入力します。
エクセルやスプシでは、四角のことを「セル」と呼びます。タテを数字で、ヨコを英字で順にあらわして、位置をわかりやすく定義しています。
つまり、いちばん左(A)の、いちばん上(1)のセルは、「A1」のセル、と呼ばれます。
つぎに、「1/1」と入力したセルを押すと、上の部分に「2020/01/01」と表示されているのが見えます。
これは、「/」を使ったということは日付のデータだな、とスプシが勝手に判断し、作業している現在の年(この場合2020年)の1月1日のことだと認識した、という意味です。
(これを「2019年の」1月1日という意味にしたければ、上の行を「2019/01/01」に直接、書き換えてしまえばOKです)
日付(列)をふやそう
さっき入力した「1/1」のセルを押すと、右下に青い四角があると思います。
そのあたりにカーソルを近づけて、カーソルが「+」の印になったところで、クリックしながら右にズルーッと引っ張ります。
すると、勝手に「1/1」移行の日付が入っていきます。
ズルーっと引っ張る。
「1/9」のセルの青い四角から始めると、また「1/10」から移行の日付が勝手に入っていきます。
ひとまず「1/31」まで入れていきましょう。
ちなみにエクセルだとヨコのセルはA~Zの先はAA、ABと続いてゆくのですが、スプシの場合はZでいったん途切れています。
「1/26」までしか入力できないので、あと5つセルをふやす必要があります。
その場合は、最後から5つのセル(VからZまで)を選択した状態で右クリック。
「5列を右に挿入」を押すと、右側に5列がふやせます。
Zの右にAA、AB、AC、AD、AEの5つの列をふやすことができました。
これらにも同様に、日付を入れていきます。「1/31」までの日付を入れることができました。
セルに色をつけよう
日付の部分にはわかりやすく、セルに色をつけてみましょう。
色を付けたいセルを選択します。今回の場合はいちばん上の行をぜんぶ染めたいので、左側のいちばん上、「1」の部分を押します。
そうすると「1」行目全体が選択されます。
その状態で、上の真ん中あたりにあるバケツマークを押します。カーソルを合わせると「塗りつぶしの色」と出てくるところです。
うす青く染めたいので、パレットの薄青の部分を押します。
すると、選択していた「1」の列がうす青く染まりました。
データを入れていこう
日付ができたところで、家計簿として実際のお買い物のデータを入れていきます。
ひとまずかんたんな表にしたいので、お店と金額のみただ入れていきます。
このとき注意してほしいのが、「金額の数字は半角で」というのと、「お店の名前に数字は使わない(使う場合は漢数字で)」ということです。
なんとなく1日に3件くらいのお店に行く感じかなー、ということであれば、余裕をもって10行目あたりを合計金額を入れる欄に決めます。
左の「10」の行を、まずわかりやすくさっきのうす青で染めます。
計算式を入れてみよう
「10」行目に、その日に使ったお金の合計を入れていきます。
これを「関数」と呼びます。
まず合計を入れたい「A10」のセルにカーソルを合わせます。
つぎに上のメニューの「挿入」を押します。
ウインドウが開くので、下のほうの「Σ関数」を押し、次に出てくるウインドウで「SUM(サム)」を押します。
SUMというのは足し算のことです。「どこからどこまでのセルを足しますか？」という意味のウインドウが出てくるので、(↓の画像参照)
「1/1」の部分をずららっと押して、指定します。
つまり、『「A2」から「A9」までのセルに入っている数字をぜんぶ足してください』という意味の指示になります。
- 「A1」セルの「1/1」は、日付なので足しません。
- ほかの日に「A9」セルまでみっちりデータが入る可能性があるので、「1/1」では空欄の「A9」のセルまで足すように指定しておきます。
この状態で「Enter」キーを押して確定します。
すると、「A3」と「A5」セルに入っている金額の合計、5375+2975=8350
が「A10」セルに表示されました。
これが「1/1」日に使った金額の合計になります。
関数をコピーしよう
「1/2」以降もおなじ計算を「10」の行でしていきましょう。
いちいちおなじ動作をする必要はなく、日付をいれたときのように、青い右下の四角をズルーっとひっぱっていけばOKです。
このとき、まだデータを入れていない「1/4」以降の部分は「0」と表示されます。
月の総支出額を出してみよう
1日の合計額だけではなく、月の総支出も出すことができます。
「A11」の部分にカーソルを合わせて、前回とおなじく上のメニューの「挿入」を押します。
同様に「Σ関数」→「SUM(サム)」を押していきます。
そして今度は、「10」の行をずらーっと、「1/31」の分(AE10のセル)まで指定します。
そして「Enter」キーを押すと、月の総支出額が出てきます。
- 今回の場合3日分しか入れていないので、3日分の合計金額の「15381」が表示されました。
- この計算式を入れておけば、「1/4」以降に金額を入力した場合、どんどん勝手に合計金額が足されていきます。
面接でエクセル経験者と言い張るための付け焼き刃★勉強法：まとめ
以上のような感じで、ごく簡単にではありますがひと月も家計簿をつけていれば、立派に「表計算ソフト」を使えていることになります。
「エクセル」でも日付やSUM関数の考え方は基本おなじなので、会社でいきなり使ってと言われても対応できると思います。
※エクセルの場合は、作業したら都度「保存」することに気をつけてください！ スプシのように勝手に保存してくれないので。
経理ではない一般事務であれば、このくらいの理解でほぼ問題ないと思われます。
あとは先輩に細かい部分を教わったり、やりたい作業ができた場合にググればやりかたがいっぱい出てきます。
わたし自身、入社するまでエクセルを10年近く触っておらず、バージョンアップしており仕様がぜんぜん変わっていて最初は戸惑ったのですが、なんとか使えるようになりました。
タダで使える&ネット検索でなんとかなる技術は、自分でなんとか習得していきましょう！
会社勤めをみっちり7年しまして、その「自分でぐぐって解決する」能力が何より大切と実感しております。
今回は以上です。
今後もし機会があれば、セルの細かい設定の仕方、パーセンテージの出し方、ワードの使い方なども補足していきたいです。
面接される方、自身をもってカマしてくださいね！
(実際、エクセル未経験でこの記事をみて家計簿つくれる人は、能力じゅうぶんにあると思いますので)
